Напоминание клиенту о записи: примеры текста и порядок настройки
Хорошее напоминание отвечает на четыре вопроса: к кому записан клиент, на какую услугу, когда состоится визит и как сообщить об изменении планов. Короткое сообщение удобнее, если человеку не приходится искать дату и время в старой переписке.
Напоминание помогает уточнить договорённости. Оно не гарантирует явку: клиент может не прочитать сообщение или изменить планы. Поэтому настройку сообщений стоит сочетать с понятным порядком переноса и отмены записи.
Что включить в сообщение
- Имя мастера или название услуги, чтобы клиент узнал отправителя.
- Дату и время визита, при необходимости — часовой пояс.
- Адрес или понятную инструкцию, где его посмотреть.
- Способ связаться с мастером для переноса или отмены.
Если подготовка к услуге необходима, добавьте только проверенные рекомендации в рамках своей компетенции. Не отправляйте в напоминании чувствительные сведения из карточки клиента.
Нейтральное напоминание
Здравствуйте, [имя]! Напоминаю о записи на [услуга] к [имя мастера]: [дата] в [время]. Адрес: [адрес]. Если планы изменились, пожалуйста, сообщите мне — согласуем перенос.
Короткий вариант для постоянного клиента
[Имя], добрый день! Жду вас [дата] в [время] на [услуга]. Если нужно изменить время, напишите мне, пожалуйста.
Сообщение с просьбой подтвердить визит
Здравствуйте, [имя]! У вас запланирован визит [дата] в [время] на [услуга]. Подтвердите, пожалуйста, что время подходит, ответом на это сообщение. Если нужен перенос, обсудим доступные варианты.
Ответ в переписке и статус записи в кабинете — разные действия. Если вы просите ответить сообщением, проверьте ответ и обновите запись в своей рабочей системе. Не обещайте автоматическое подтверждение от любой текстовой реплики.
Как обозначить условия отмены
Если не сможете прийти, пожалуйста, предупредите [условие, заранее согласованное с клиентом]. Это поможет предложить свободное время другому человеку.
Укажите только условия, о которых клиент был информирован до записи. Штраф, удержание предоплаты или другое финансовое условие нельзя придумывать в напоминании: оно должно соответствовать вашим договорённостям и применимым требованиям.
Когда отправлять напоминание
Выберите интервал, при котором клиент ещё успевает изменить планы, а вы — обработать ответ. Например, сообщение накануне может быть рабочей гипотезой для проверки. Это рекомендация по организации процесса, а не утверждение о стандартном времени отправки OPIFEX.
Не отправляйте несколько одинаковых сообщений без необходимости. Сначала посмотрите, было ли первое доставлено и есть ли ответ. Для оценки процесса сравнивайте долю состоявшихся визитов, отмен и неявок за сопоставимые периоды. Без ваших данных нельзя обещать процент снижения неявок.
Что проверить в OPIFEX
- Откройте настройки уведомлений и подключите доступный канал.
- Проверьте данные клиента и доступность связи через этот канал.
- Изучите настройки и шаблоны в своём кабинете. Если используете переменные, выбирайте поддерживаемые интерфейсом.
- Сделайте тестовую запись со своими контактами и проверьте фактическую доставку.
- При переносе или отмене проверьте актуальность записи и уведомления.
Тексты выше — образцы для ручной отправки. Квадратные скобки не являются переменными шаблона OPIFEX: их нужно заменить вручную. Возможности автоматической отправки определяются настройками конкретного события в кабинете.
В OPIFEX доступны уведомления через Telegram и MAX при подключении канала. SMS в продукте нет, WhatsApp временно отключён. Push-уведомления приложения мастера и сообщение клиенту — разные каналы: включение push на вашем телефоне не означает, что клиент получил напоминание.
Если сообщение не пришло
Проверьте канал, контактные данные, настройки события и статус доставки. Не считайте сообщение полученным только потому, что запись создана. Если требуется ручное уточнение, используйте согласованный с клиентом способ связи и сохраните изменения в календаре.
Создать кабинет в OPIFEX и настроить работу с записями. Подробности о каналах и настройках — в инструкции мастера.